1 立卷流程、原则和方法

1.1 立卷应按下列流程进行：
1 对属于归档范围的工程文件进行分类，确定归入案卷的文件材料；

2 对卷内文件材料进行排列、编目、装订（或装盒）；
3 排列所有案卷，形成案卷目录。

1.2  立卷应遵循下列原则：
1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；
2 工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷；
3 一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷；
4 不同载体的文件应分别立卷。

1.3  立卷应采用下列方法：
1 工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷；
2 监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷；
3 施工文件应按单位工程、分部（分项）工程进行立卷；
4 竣工图应按单位工程分专业进行立卷；
5 竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷；
6 电子文件立卷时，每个工程（项目）应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系；
7 声像资料应按建设工程各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系。

1.4 施工文件的立卷应符合下列要求：
1 专业承（分）包施工的分部、子分部（分项）工程应分别单独立卷；

2 室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷；
3 当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类立卷时，可按建设工程立卷。

1.5 不同幅面的工程图纸，应统一折叠成 A4 幅面（297mm×210mm）。应图面朝内，首先沿标题栏的短边方向以 W 形折叠，然后再沿标题栏的长边方向以 W 形折叠，并使标题栏露在外面。

1.6  案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过 20mm，图纸卷厚度不宜超过 50mm。

1.7 案卷内不应有重份文件。印刷成册的工程文件宜保持原状。

1.8 建设工程电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。

2 卷内文件排列

2.1 卷内文件应按建筑工程文件归档范围和市政工程文件归档范围的类别和顺序排列。

2.2 文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。

2.3  图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。

2.4  当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。

3 案卷编目

3.1 编制卷内文件页号应符合下列规定：
1 卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
2 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
3 成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

3.2 卷内目录的编制应符合下列规定：
1 卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合卷内目录式样的要求。

卷内目录
2 序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从 1 依次标注。
3 责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
4 文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。
5 文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[ ]”符号。
6 日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。
7 页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。
8 备注应填写需要说明的问题。

3.3 卷内备考表的编制应符合下列规定：
1 卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合卷内备考表式样的要求；

卷内备考表
2 卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明；
3 立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。

3.4 案卷封面的编制应符合下列规定：
1 案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合案卷封面式样的要求。

案卷封面
2 案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。
3 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。
4 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
5 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
6 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
7 保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。
8 密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。当同一案卷内有不同密级的文件时，应以高密级为本卷密级。

3.5 编写案卷题名，应符合下列规定：
1 建筑工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时，应以正式名称为工程名称，建设单位名称可省略；必要时可增加工程地址内容；
2 道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容；
3 地下管线工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、专业管线名称和卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容；
4 卷内文件概要应符合建筑工程文件归档范围和市政工程文件归档范围中所列类别内容（标题）的要求；
5 外文资料的题名及主要内容应译成中文。

3.6 案卷脊背应由档号、案卷题名构成，由档案保管单位填写；式样宜符合案卷脊背的规定。

案卷脊背

3.7  卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用 70g 以上白色书写纸制作，幅面应统一采用 A4 幅面。

4 案卷装订与装具

4.1 案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。装订时不应破坏文件的内容，并应保持整齐、牢固，便于保管和利用。

4.2 案卷装具可采用卷盒、卷夹两种形式，并应符合下列规定：
1 卷盒的外表尺寸应为 310mmⅹ220mm，厚度可为 20、30、40、50mm。
2 卷夹的外表尺寸应为 310mmⅹ220mm，厚度宜为 20 mm ～30mm。
3 卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

5 案卷目录编制

5.1 案卷应按建筑工程文件归档范围和市政工程文件归档范围 的类别和顺序排列。

5.2 案卷目录的编制应符合下列规定：
1 案卷目录式样宜符合案卷目录式样的要求。

2 编制单位应填写负责立卷的法人组织或主要责任者；
3 编制日期应填写完成立卷工作的日期。

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